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Gutschein-Vorlage zum Ausdrucken: kostenlos für deinen Betrieb
Themenwelt Marketing für einzelne Branchen Stand
Viele Betriebe verkaufen Gutscheine, vom Restaurant über den Friseursalon bis zur Segelschule. Mit dem Generator auf dieser Seite trägst du Betrag oder Leistung ein und druckst drei Gutscheine im Format DIN lang auf ein A4-Blatt, auf Wunsch fortlaufend nummeriert. Darunter gibt es die Vorlage zum Ausdrucken als PDF und als Word-Datei. Im zweiten Teil geht es um die Regeln: wie lange ein Gutschein gilt, ob du Restbeträge auszahlen musst und wie die Umsatzsteuer funktioniert.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Generator ist kostenlos, läuft in deinem Browser und speichert nichts. Drei Gutscheine im Format DIN lang (210 × 99 mm) passen auf ein A4-Blatt.
- Ohne Datum gilt ein Gutschein drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kaufjahres. Ein Gutschein aus dem Jahr 2026 ist bis zum 31.12.2029 einlösbar.
- Eine zu kurze Befristung ist unwirksam. Das OLG München hat ein Jahr bei Geschenkgutscheinen eines Online-Shops als zu kurz eingestuft.
- Auf Auszahlung in bar haben Kunden in der Regel keinen Anspruch.
- Beim Einzweck-Gutschein fällt die Umsatzsteuer beim Verkauf an, beim Mehrzweck-Gutschein erst beim Einlösen.
Stand 24. Oktober 2026: Die Angaben zu Gültigkeit und Auszahlung stammen von der Verbraucherzentrale und der IHK Köln, die zur Umsatzsteuer aus dem Umsatzsteuergesetz und von der IHK Frankfurt. Alle Quellen sind am Ende verlinkt. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Gutschein erstellen und drucken
Wähl, ob der Gutschein über einen Betrag oder über eine Leistung läuft, etwa „eine Massage, 60 Minuten“. Felder, die du leer lässt, erscheinen als Linie zum Ausfüllen von Hand. Trägst du ein Ausstellungsdatum ein, rechnet der Generator das Ende der Verjährung aus. Die Vorschau zeigt den Gutschein im richtigen Seitenverhältnis.
Die Gutscheine entstehen in deinem Browser. Deine Angaben werden nicht gesendet und nicht gespeichert. Unten auf jedem Gutschein steht klein der Hinweis „Vorlage: Hafenschnack Marketing“, er bleibt beim Drucken stehen.
Tipp
Druck auf festes Papier, etwa 160 bis 200 g/m², wenn dein Drucker es verarbeitet, und lass die Skalierung im Druckdialog bei 100 Prozent, dann sitzen die Schnittlinien richtig. Im Druckdialog kannst du statt eines Druckers auch die Option zum Speichern als PDF wählen.
Vorlage als PDF und Word
Wer lieber von Hand ausfüllt, druckt die PDF-Vorlage: drei Gutscheine auf einem A4-Blatt, mit Linien für Betrag, Empfänger, Nummer und Datum. In der Word-Datei trägst du Betrieb, Adresse und eigene Texte ein und änderst Schrift und Farbe.
Kostenlos, ohne Anmeldung
Das PDF ist zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand gedacht. Die Word-Datei passt du am Computer an, mit deinem Namen, deiner Adresse und eigenen Texten.
PDF herunterladen (75 KB)Word-Datei (37 KB)
Das zweite Bild zeigt ein ausgedachtes Beispiel aus dem Generator. Die Nutzung ist kostenlos, der Hinweis „Vorlage: Hafenschnack Marketing“ bleibt stehen.
Was auf einen Gutschein gehört
- Name und Kontakt des Betriebs, damit klar ist, wo der Gutschein gilt.
- Der Betrag oder die Leistung. Beim Leistungsgutschein hilft eine genaue Beschreibung, etwa „Massage, 60 Minuten“ statt „Massage“.
- Eine Nummer. Trag jede verkaufte Nummer mit Datum und Betrag in eine Liste ein und hak sie beim Einlösen ab. So fällt auf, wenn ein Gutschein zweimal auftaucht.
- Das Ausstellungsdatum. Davon hängt ab, wann der Gutschein verjährt.
- Die Gültigkeit, gut sichtbar.
- Hinweise zur Einlösung, etwa ob eine Reservierung nötig ist.
- Stempel und Unterschrift, damit ein Gutschein nicht so leicht nachgedruckt werden kann.
Wie lange ist ein Gutschein gültig?
Steht kein Datum auf dem Gutschein, gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Sie beginnt laut Verbraucherzentrale erst am Schluss des Jahres, in dem der Gutschein gekauft wurde.
| Gutschein gekauft am | Einlösbar bis |
|---|---|
| 15. März 2026 | 31. Dezember 2029 |
| 24. Dezember 2026 | 31. Dezember 2029 |
| 2. Januar 2027 | 31. Dezember 2030 |
Eine kürzere Frist darfst du auf den Gutschein schreiben, sie darf aber nicht zu knapp sein. Das OLG München hat eine Befristung auf ein Jahr bei Geschenkgutscheinen eines Online-Shops als unangemessene Benachteiligung eingestuft (Urteil vom 17.01.2008, Az. 29 U 3193/07). Die IHK Köln hält Fristen von zwölf Monaten oder weniger tendenziell für unzulässig. Bei einem Gutschein, der an eine Person und eine bestimmte Leistung gebunden ist, kann ein Jahr dagegen gerechtfertigt sein. Ist die Frist zu kurz, bleibt der Gutschein bis zum Ende der Verjährung einlösbar.
Läuft eine wirksame Frist ab, bevor der Gutschein verjährt ist, haben Kunden laut Verbraucherzentrale Anspruch auf Erstattung des Geldwerts. Du darfst dabei deinen entgangenen Gewinn abziehen. Anders ist es bei Gutscheinen, die du ohne Gegenleistung verschenkst, etwa bei einer Werbeaktion: Die darfst du laut IHK Köln kurz befristen.
Wer sichergehen will, schreibt das Ende der Verjährung auf den Gutschein. Genau das macht der Generator, wenn du ein Ausstellungsdatum einträgst.
Barauszahlung, Restbetrag und Weitergabe
Einen Anspruch auf Auszahlung in bar haben Kunden laut IHK Köln nicht, solange nichts anderes vereinbart ist. Eine Ausnahme gilt, wenn du die Leistung nicht mehr erbringen kannst.
Löst jemand nur einen Teil ein, musst du den Rest nicht auszahlen. Üblich ist ein Vermerk auf dem Gutschein oder ein neuer Gutschein über den Restbetrag. Ob du Teileinlösungen annehmen musst, ist gesetzlich nicht geregelt. Die Verbraucherzentrale meint, du solltest es tun, wenn es für dich zumutbar ist.
Gutscheine sind in der Regel übertragbar. Der Name auf dem Gutschein ist laut Verbraucherzentrale eine persönliche Note und schließt andere nicht aus. Anders ist es, wenn die Leistung auf eine bestimmte Person zugeschnitten ist. Gibst du deinen Betrieb auf, ohne insolvent zu sein, behalten verkaufte Gutscheine nach Auffassung der Verbraucherzentralen ihren Wert. Wird der Betrieb verkauft und weitergeführt, muss der neue Inhaber sie einlösen.
Umsatzsteuer: Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwei Arten von Gutscheinen (§ 3 Abs. 14 und 15 UStG):
| Art | Wann liegt sie vor? | Umsatzsteuer fällig |
|---|---|---|
| Einzweck-Gutschein | Ort der Leistung und Steuer stehen beim Verkauf fest, zum Beispiel ein Gutschein über einen Haarschnitt in deinem Salon. | beim Verkauf |
| Mehrzweck-Gutschein | Alle anderen, zum Beispiel ein Wertgutschein für Speisen und Getränke. | beim Einlösen |
In der Gastronomie gilt seit dem 1. Januar 2026 für Speisen der ermäßigte Satz von 7 Prozent, für Getränke weiter 19 Prozent. Gilt ein Restaurant-Gutschein für beides, steht die Steuer beim Verkauf noch nicht fest. Er ist dann ein Mehrzweck-Gutschein, die Steuer fällt erst beim Einlösen an.
Gutscheine, die nur einen Preisnachlass gewähren, etwa „10 Prozent auf die nächste Bestellung“, sind nach § 3 Abs. 13 UStG keine Gutscheine im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Wie du deine Gutscheine einordnest, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Häufige Fragen zur Gutschein-Vorlage
Nein. Generator, PDF und Word-Datei sind kostenlos und ohne Anmeldung. Du darfst die Gutscheine in deinem Betrieb verkaufen und verschenken. Bedingung ist, dass der Hinweis „Vorlage: Hafenschnack Marketing · hafenschnack.com“ auf den Gutscheinen stehen bleibt.
Nein. Die Gutscheine entstehen in deinem Browser. Name, Betrag und Kontaktdaten werden nicht an uns gesendet und nicht gespeichert.
Drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem er gekauft wurde. Ein Gutschein aus dem Jahr 2026 ist also bis zum 31. Dezember 2029 einlösbar. Das ist die regelmäßige Verjährungsfrist nach § 195 BGB.
In der Regel nicht. Laut IHK Köln haben Kunden keinen Anspruch auf Auszahlung des Barwerts, solange nichts anderes vereinbart ist. Eine Ausnahme gilt, wenn du die Leistung nicht mehr erbringen kannst. Einen Restbetrag kannst du auf dem Gutschein vermerken oder als neuen Gutschein ausgeben.
Setz den Haken bei „Fortlaufend nummerieren“, trag die erste Nummer ein und wähl die Anzahl der Blätter. Mit zehn Blättern druckst du 30 Gutscheine in einem Durchgang. Trag die verkauften Nummern in eine Liste ein und hak sie beim Einlösen ab.
Ja. Ein Gutschein ist 210 × 99 mm groß, also DIN lang, und passt in einen Umschlag DIN lang mit 110 × 220 mm.
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Zuletzt aktualisiert: . Angaben zu Gültigkeit, Auszahlung und Umsatzsteuer laut Verbraucherzentrale, IHK und Gesetzestext, am selben Tag geprüft.
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