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Webentwicklung · Portale · Automatisierung

Individuelle Websites und Kundenportale programmieren lassen: für Abläufe, die kein Baukasten abbildet

Anfragen kommen per Mail, Termine per Telefon, Unterlagen per Messenger, und am Ende pflegt jemand drei Listen von Hand. Wenn dein Geschäft an solchen Brüchen hängt, entwickeln wir eine Lösung, die genau diesen Ablauf abbildet. Vorher prüfen wir mit dir, ob eine Wix-Website oder deine vorhandene Branchensoftware nicht schon reicht.

Hafenrundfahrt heißt bei uns: kostenloses Erstgespräch, rund 30 Minuten per Video oder Telefon.

Individuelle Websites & Kundenportale: Arbeitsplatz in einem kleinen Betrieb, eine Person von hinten am Laptop mit unscharfem Bildschirm

Fakten: Hafenschnack Marketing ist eine Online-Marketing- und Webagentur mit Sitz in Rostock, die für kleine und mittlere Unternehmen individuelle Websites, Kunden- und Mitgliederportale sowie Anfrage-, Buchungs-, Verwaltungs- und Ticketprozesse entwickelt, deutschlandweit per Videocall. Umfang und Festpreis legen wir nach einer Analyse fest, der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch (Hafenrundfahrt).

Ausgangslage

Wo Abläufe heute hängen und woran du den Kipppunkt erkennst

Die meisten Betriebe starten mit Mail, Telefon und einer Tabelle. Das ist vernünftig, denn am Anfang kostet jedes neue System mehr Zeit, als es spart. Schwierig wird es, wenn die Anfragen zunehmen, mehrere Leute am selben Vorgang arbeiten und niemand mehr sicher weiß, welcher Stand gilt.

Ruhiges Fahrwasser

Solange es klein ist, geht vieles per Mail

  • Eine Person hat alle Anfragen im Kopf und im Postfach.
  • Termine und Buchungen passen in einen gemeinsamen Kalender.
  • Rückfragen sind mit einem kurzen Anruf geklärt.
  • Unterlagen und Rechnungen gehen als Anhang raus, und das genügt.
  • Eine gut gebaute Website mit Kontaktformular deckt den Bedarf.

Aufziehender Wind

Ab wann es kippt

  • Dieselben Rückfragen kosten jede Woche Zeit, weil im Formular die entscheidenden Angaben fehlen.
  • Mehrere Mitarbeitende bearbeiten Anfragen, und keiner sieht, wer was zugesagt hat.
  • Kunden fragen nach Unterlagen, Terminen oder dem Bearbeitungsstand, obwohl alles längst irgendwo liegt.
  • Daten werden zwischen Website, Tabelle und Buchhaltung von Hand übertragen.
  • Mitglieder oder Stammkunden sollen Inhalte sehen, die nicht öffentlich sein dürfen.

Kipppunkt-Check: Was trifft auf deinen Betrieb zu?

0 von 3 Punkten

Hak an, was zutrifft. Die Auswertung folgt der Faustregel aus unseren häufigen Fragen.

Treffen mindestens zwei Punkte zu und deckt keine Branchensoftware den Ablauf ab, lohnt sich ein genauerer Blick. Orientierung, keine Analyse.

Woran es hakt

Typische Brüche im Prozess

  • Das Anfrageformular landet als unsortierte Mail im Sammelpostfach.
  • Buchungen laufen über ein Werkzeug, Rechnungen über ein zweites, und beide wissen nichts voneinander.
  • Freigaben und Rückfragen verstecken sich in langen Mailverläufen.
  • Nach dem Absenden fehlt eine Bestätigung, also rufen Kunden sicherheitshalber noch einmal an.
  • Das Wissen über den Ablauf steckt in einer Person, und im Urlaub steht alles.
  • Von derselben Tabelle kursieren mehrere Versionen, und keine stimmt ganz.
Tresen in einem Büro am Hafen mit Aktenordnern, Formularstapeln, Haftnotizen und Telefon

Für wen: kleine und mittlere Unternehmen, Dienstleister mit vielen wiederkehrenden Anfragen, Betriebe mit Buchungs- oder Verwaltungsabläufen und Anbieter mit Mitgliederbereich.

Passt nicht, wenn eine gut gebaute Website mit Kontaktformular deinen Bedarf deckt: Dann ist die Wix-Website zum Festpreis der einfachere Weg.

Was wir entwickeln

Vom besseren Formular bis zum Portal: gebaut um deinen Ablauf

Am Anfang steht der Weg, den eine Anfrage, eine Buchung oder ein Auftrag heute durch deinen Betrieb nimmt. Erst wenn klar ist, wo Zeit verloren geht, entscheiden wir, was gebaut wird. Manchmal ist das ein Anfrageformular, das die richtigen Fragen stellt, manchmal eine Web-App mit Logins, Rollen und Schnittstellen.

  • Kundenportal und Mitgliederbereich

    Ein geschützter Bereich, in dem Kunden ihre Unterlagen, Termine oder den Stand ihres Auftrags selbst einsehen und Mitglieder Inhalte finden, die nicht öffentlich sind. Wer was sehen und ändern darf, legen wir mit dir über Rollen fest.

  • Anfrageformular automatisieren

    Formulare, die je nach Anliegen andere Fragen stellen, Anfragen sortiert ablegen und den Eingang automatisch bestätigen. Dein Team sieht auf einen Blick, was offen ist und wer sich kümmert.

  • Buchungssystem auf der Website

    Online buchbare Termine, Kurse, Plätze oder Ressourcen mit den Regeln deines Betriebs, etwa Vorlaufzeiten oder Kontingente. Gibt es schon ein Buchungssystem, binden wir es ein oder verlinken es, wenn es eine Einbindung anbietet, das prüfen wir vorab.

  • Verwaltung und Tickets

    Interne Oberflächen für Aufträge, Serviceanfragen oder Reklamationen mit Status, Zuständigkeit und Verlauf. So arbeitet das Team mit einem gemeinsamen Stand und sucht nicht mehr in Postfächern und Tabellen.

  • Automatisierung, wo sie Zeit spart

    Wiederkehrende Schritte wie Bestätigungen, Erinnerungen, Weiterleitungen an die zuständige Person oder das Übertragen von Daten laufen automatisch. Automatisiert wird nur, was stabil und klar geregelt ist, alles andere bleibt bewusst in Menschenhand.

  • KI als Werkzeug im Hintergrund

    KI kann Anfragen vorsortieren, Antwortentwürfe vorbereiten oder Fragen aus deinen eigenen Unterlagen beantworten. Wir setzen sie ein, wenn sie einen Arbeitsschritt wirklich verkürzt, und lassen sie weg, wenn ein einfaches Formular dasselbe leistet.

Prüfreihenfolge

Welche Plattform passt?

Eine Website oder ein Portal individuell programmieren zu lassen, kostet mehr Zeit und Geld als ein Baukasten. Deshalb prüfen wir zuerst, ob einer der einfacheren Wege dein Problem schon löst.

© Hafenschnack
  1. Weg 1

    Wix Studio oder Wix Editor

    Geht es um eine gute Website mit Kontaktformular, einfachen Terminbuchungen oder einem kleinen Shop, reicht Wix meist aus, und du pflegst alles selbst. Für Buchungen hat Wix eigene Apps, deren Umfang wir vorab mit deinem Fall abgleichen.

  2. Weg 2

    Individuelle Lösung

    Hat dein Ablauf eigene Regeln, arbeiten mehrere Rollen am selben Vorgang oder sollen Daten zwischen Systemen fließen, ist eine individuelle Lösung auf Dauer oft sauberer als ständige Umwege. Die Lösung kann eigenständig laufen oder als Portal neben deiner bestehenden Website.

  3. Weg 3

    Bestehende Website oder Branchensoftware behalten

    Gibt es für deine Branche eine etablierte Software, die Buchung, Verwaltung und Abrechnung abdeckt, ist sie oft die vernünftigere Wahl als eine Eigenentwicklung. Dann sorgen wir dafür, dass Website und Software sauber zusammenspielen.

Ablauf

In vier Etappen vom Ablauf zur fertigen Lösung

  1. Etappe 1

    Analyse

    Wir zeichnen mit dir und deinem Team auf, wie Anfragen, Buchungen oder Aufträge heute laufen und wo sie hängen. Dabei klären wir auch, welche Systeme bleiben müssen und wo Daten liegen dürfen.

  2. Etappe 2

    Roadmap

    Du bekommst einen Vorschlag mit Plattformentscheidung, Umfang, Etappen und Festpreis. Wir beginnen mit dem Teil, der am meisten Zeit spart, und heben Wünsche für später auf.

  3. Etappe 3

    Umsetzung

    Wir entwickeln in Etappen und zeigen dir jeden Zwischenstand an echten Fällen aus deinem Alltag. Vor dem Start testet dein Team, und wir weisen alle ein, die damit arbeiten.

  4. Etappe 4

    Messung und Weiterentwicklung

    Nach dem Start schauen wir mit dir, ob Rückfragen, Doppelarbeit und Wartezeiten tatsächlich weniger werden. Was sich bewährt, bauen wir aus, was niemand nutzt, fliegt wieder raus.

Leistungsrahmen

Festpreis nach Analyse, damit du weißt, worauf du dich einlässt

Individuelle Projekte unterscheiden sich stark in Größe und Aufwand, deshalb gibt es hier keinen Pauschalpreis. Wir analysieren zuerst deinen Ablauf und machen dir danach ein Festpreisangebot für einen klar beschriebenen Umfang. Wenn die Analyse zeigt, dass eine Standardlösung reicht, sagen wir dir das.

Was wir für dich umsetzen

  1. Vor dem Konzept

    Analyse und Entscheidung

    1. 1Analyse deines heutigen Ablaufs von der Anfrage bis zur Abrechnung, gemeinsam mit den Beteiligten
    2. 2Entscheidungsvorlage: Wix, vorhandene Branchensoftware oder individuelle Entwicklung, jeweils mit Begründung
  2. Vor der Entwicklung

    Konzept und Daten

    1. 3Konzept mit Rollen, Rechten, Datenfeldern und Oberflächen, bevor entwickelt wird
    2. 4Klärung vor dem Start, wo Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf
  3. In Etappen

    Entwicklung

    1. 5Entwicklung von Website, Portal, Formularen oder internen Oberflächen in Etappen
    2. 6Einbindung bestehender Systeme, sofern sie eine Schnittstelle oder Einbindung anbieten, das prüfen wir vorab
    3. 7Auf Wunsch Automatisierungen und KI-Bausteine, wo sie einen Arbeitsschritt verkürzen
  4. Zum Abschluss

    Test und Übergabe

    1. 8Test mit echten Fällen aus deinem Alltag, Einweisung deines Teams und Übergabe der Zugänge

Nicht enthalten

Was nicht dazugehört

  • Ersatz für komplette Branchensoftware wie Warenwirtschaft oder Buchhaltung
  • Rechtsberatung, etwa zu Datenschutzverträgen oder Aufbewahrungspflichten
  • Laufende Kosten für Hosting, Server oder Software von Drittanbietern
  • Funktionen außerhalb des beschriebenen Umfangs, Erweiterungen bekommen ein eigenes Angebot

Kosten

Preisrahmen und Drittkosten

Preisrahmen: Portale, Buchungs-, Verwaltungs- und Ticketprozesse gibt es als Festpreisangebot nach der Analyse, einen Pauschalbetrag nennen wir dafür bewusst nicht. Reicht eine gute Website, ist die Wix-Website zum Festpreis von 2.999 € netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer die Basis (Angebote für Unternehmer nach § 14 BGB).

Drittkosten: Je nach Lösung kommen Kosten für Hosting oder Server, Domain, einen Wix-Premium-Tarif, Buchungs- oder Ticketsoftware, Zahlungsanbieter und gegebenenfalls KI-Dienste hinzu. Diese Kategorien führen wir im Angebot getrennt auf, abgerechnet werden sie direkt mit dem jeweiligen Anbieter.

Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Unsere Angebote richten sich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB.

Transparenz

Worauf du dich verlassen kannst

Für individuelle Portale haben wir auf dieser Seite noch keine veröffentlichte Referenz. Prüfen kannst du unsere Arbeitsweise, unseren Leistungsrahmen und die Menschen, mit denen du arbeitest.

Was du überprüfen kannst

  • Wir empfehlen Wix, deine vorhandene Branchensoftware oder eine Eigenentwicklung, je nachdem, was dein Problem mit dem geringsten Aufwand löst.
  • Umfang und Festpreis bekommst du schriftlich, bevor die Entwicklung beginnt.
  • Wo Daten liegen und wer darauf zugreifen darf, klären wir vor der Entwicklung mit dir.
  • Ein kleines Team mit Namen: Tom verantwortet Technik und Performance, Lotte und Jaro koordinieren Projekte und Support, Marlene leitet. Du sprichst direkt mit den Menschen, die an deinem Projekt arbeiten.
  • Unser Profil im Wix Marketplace zeigt 104 abgeschlossene Projekte und 5,0 Sterne aus 29 Bewertungen. Diese Bewertungen verwaltet Wix, wir prüfen sie nicht selbst, und sie betreffen Wix-Projekte, keine Portale.

Fünf individuell programmierte Websites stehen direkt darunter. Ein Kundenportal als Referenz gibt es noch nicht, im Erstgespräch zeigen wir dir deshalb an deinem eigenen Ablauf, wie wir vorgehen würden.

Startseite der Website von Schuster Aufzugsdienste am Desktop
Startseite der Website von Schuster Aufzugsdienste auf dem Handy
Schuster Aufzugsdienste am Desktop und auf dem Handy

Aufzugsservice · Allersberg · individuell programmiert

Schuster Aufzugsdienste

Die Schuster Aufzugsdienste GmbH aus Allersberg plant, montiert, wartet und modernisiert Aufzugsanlagen jeder Marke und betreibt eine 24h-Notrufzentrale. Wir haben die Website als schlanke, selbst programmierte Seite umgesetzt: Leistungen, Notruf, Einzugsgebiet und häufige Fragen stehen auf einer Seite, Terminbuchung, Anruf, WhatsApp und Live-Chat sind von jeder Stelle der Seite aus erreichbar.

  • Webdesign
  • Programmierung
  • Texte
  • Lokale SEO

Alle Projekte findest du unter Unsere Kunden.

Häufige Fragen

Was vor der Entscheidung oft gefragt wird.

Woran erkenne ich, dass ich eine individuelle Lösung brauche?

Prüf drei Punkte: ob mehrere Personen am selben Vorgang arbeiten, ob Kunden oder Mitglieder etwas Eigenes sehen oder ändern sollen und ob Daten heute von Hand zwischen Systemen übertragen werden. Treffen mindestens zwei davon zu und deckt keine Branchensoftware den Ablauf ab, lohnt sich ein genauerer Blick. Trifft nichts davon zu, bist du mit einer guten Website meist besser bedient.

Was kostet es, ein Kundenportal erstellen zu lassen?

Das hängt davon ab, wie viele Rollen, Funktionen und angebundene Systeme es gibt. Ein Portal, in dem Kunden nur Dokumente abrufen, ist etwas anderes als eines mit Buchung, Freigaben und Abrechnung. Deshalb nennen wir den Festpreis erst nach der Analyse, dann aber verbindlich für den beschriebenen Umfang.

Reicht für ein Buchungssystem auf der Website nicht auch Wix?

Für viele einfache Terminbuchungen ja, Wix bietet dafür eigene Apps. Schwierig wird es bei Regeln, die nur dein Betrieb hat, bei Ressourcen, die voneinander abhängen, oder wenn Buchungen direkt in andere Systeme fließen sollen. Dann ist eine individuelle Lösung oder eine spezialisierte Buchungssoftware die sauberere Wahl.

Können wir unsere bestehende Software behalten?

Oft ja. Bestehende Buchungs-, Kassen- oder Verwaltungssysteme binden wir ein oder verlinken sie, wenn sie eine Einbindung anbieten. Das prüfen wir vorab, bevor wir dir etwas zusagen.

Wie setzt ihr KI ein, und was passiert mit unseren Daten?

KI nutzen wir für klar umrissene Aufgaben, zum Beispiel um Anfragen vorzusortieren oder Antwortentwürfe vorzubereiten, die ein Mensch prüft. Bevor wir einen KI-Dienst einbauen, klären wir mit dir, welche Daten er verarbeitet und wo sie liegen. Passt das für deinen Betrieb nicht, bauen wir die Lösung ohne KI.

Wie lange dauert es, ein Portal programmieren zu lassen?

Das legen wir in der Roadmap fest, sobald der Umfang klar ist. Wir planen in Etappen, damit ein erster nutzbarer Teil früh im Einsatz ist und nicht alles bis zum Schluss wartet.

Passend dazu

Weiter im Fahrwasser.

  • Wix Agentur

    Zeigt sich, dass Wix für deinen Fall reicht, geht es auf der Seite unserer Wix Agentur um Relaunch, Migration und die Wahl zwischen Wix Studio und Wix Editor.

  • Wix-Website zum Festpreis

    Für eine klare Unternehmenswebsite ohne Portal ist die Wix-Website für 2.999 € netto der einfachere Weg.

  • Website für Campingplatz und Ferienpark

    Wie Website, Buchung, Gästeinformation und vorhandene Branchensoftware zusammenspielen können, zeigen wir am Beispiel von Campingplätzen und Ferienparks.

  • Warum eine Website keine Anfragen bringt

    Hakt es schon vor dem Prozess, also auf der Website selbst, hilft die Checkliste in diesem Logbuch-Artikel beim Selbstprüfen.

Hafenrundfahrt

Beschreib uns den Ablauf, der dich heute Zeit kostet. Wir sagen dir, ob sich eine eigene Lösung lohnt.

In der Hafenrundfahrt, unserem kostenlosen Erstgespräch, gehen wir rund 30 Minuten per Video oder Telefon deinen Ablauf durch. Danach weißt du, ob Wix, deine Branchensoftware oder eine individuelle Lösung der sinnvolle nächste Schritt ist.

Lieber direkt? Kostenloses Erstgespräch, +49 172 82 90 727 oder info@hafenschnack.com

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